Efnisorðagjöf í Gegni

Almennar meginreglur

Við efnisorðagjöf er mikilvægt að hafa í huga að fjöldi efnisorða hefur bein áhrif á aðgang að viðfangi. Því fleiri efnisorð sem viðfang fær, þeim mun meiri líkur eru á að notandi finni það. Hins vegar þurfa efnisorðin alltaf að endurspegla innihald viðfangsins.

20% viðmiðið

20% viðmiðið hefur lengi verið lagt til grundvallar við efnisorðagjöf í fræðunum almennt og í kennslu. Samkvæmt því skal tiltekið efnisorð aðeins notað ef það á við um að minnsta kosti 20% af umfjöllunarefni viðfangsins. Þetta er þó almennt viðmið en ekki ófrávíkjanleg regla. 20% viðmiðið á við um efnishugtök (topical terms) í sviði 650.
Ýmis atriði geta kallað á fleiri efnisorð, til dæmis:

• Bitastætt efni sem tengist ákveðnum þáttum, t.d. efni í erlendum ritum sem varðar Ísland.
• Tímabil t.d. tvær eða fleiri aldir.
• Söguleg umfjöllun eða þrengri efnisorð sem falla undir hana.
• Viðbótar efnisorð úr öðrum sviðum, t.d. einstaklingar, landfræðiheiti og titlar.
• Samsett efnisorð geta orðið til þess að fjölga efnisorðum og geta talist saman sem 20%, t.d. Íþróttir fatlaðra + Knattspyrna eða Konur + Hjartasjúkdómar.

Nákvæmni í efnisorðavali

Efnisorð skulu vera hnitmiðuð og lýsandi fyrir efni viðfangsins. Mikilvægt er að forðast samheitalyklun til að auka skilvirkni leitar og varast að nota eingöngu efnisorð sem fengin eru úr titli viðfangsins, þó titillinn geti veitt gagnlegar vísbendingar.
Lyklun skal vera eins þröng og efnissvið viðfangsins gefur tilefni til. Breið umfjöllun kallar á víð efnisorð, en sértæk umfjöllun á þrengri efnisorð. Þó skal alltaf beita almennri skynsemi, þar sem stundum er nauðsynlegt að draga fram ákveðið sjónarhorn á breiðri umfjöllun.

Notkun víðari og þrengri efnisorða

• Í Lykilskrá og Gegni er stundum mælt fyrir um að nota saman þrengri og víðari heiti. T.d. þegar um er að ræða Sjálfsævisögur skal einnig nota Ævisögur ásamt nafni einstaklingsins sem fjallað er um.
• Efnisorðið Íslandssaga er ekki notað ef aðeins er fjallað um atvinnusögu ákveðins byggðarlags.
• Efnisorðið Ísland er ekki notað um allt sem gerist á Íslandi, heldur aðeins þegar Ísland er sérstaklega til umfjöllunar, oft í samanburði við önnur lönd.

Lyklun skáldverka

Við lyklun skáldverka er umfjöllunarefni skáldsögunnar ekki lyklað. T.d. ef sögupersóna í skáldsögu glímir við krabbamein gefur það ekki tilefni til þess að nota efnisorðið Krabbamein. Slík lyklun gerir það að verkum að skáldsögur birtast í leit að fræðilegri umfjöllun um efnið.
Skáldverk fá efnisorð fyrir tegund skáldskapar t.d. Ljóð, Smásögur, Skáldsögur og uppruna bókmenntanna t.d. Íslenskar bókmenntir, Franskar bókmenntir. Að auki skal alltaf lykla þýðingar á íslenskum skáldverkum með efnisorðum sem segja til um tungumál þýðingarinnar t.d. Þýðingar á dönsku, Þýðingar á ensku og þýðingar á íslensku með efnisorðum sem segja til um upprunalegt tungumál t.d. Þýðingar úr ensku, Þýðingar úr þýsku. Þýðingar á … má nota um efni sem ekki er upprunalega á íslensku telji lyklari að það gagnist notendum.

Flettilistar og nafnmyndafærslur

Í flettilista, sem opnast með F3, er hægt að skoða nafnmyndafærslu hvers efnisorðs með því að smella á „Skoða“ við viðeigandi heiti. Þar má finna upplýsingar um:

• Stigveldisskipan efnisorða; þrengri, víðari og skyld heiti (svið 550).
• Umfangslýsingar, sem veita frekari skýringar á notkun efnisorða (svið 680).

Stigveldisskipan og umfangslýsingar má einnig sjá í Lykilskrá

Þessi viðmið eiga við um lyklun með íslenskum efnisorðum. LC-efnisorð teljast ekki með heildarfjölda efnisorða heldur eru talin sér. Þau standa óbreytt í innfluttum færslum og eru sjaldnast fleiri en fimm. Almennt eru skrásetjarar í Gegni ekki að gefa ný ensk efnisorð nema sérstakt tilefni sé til. Ef viðfang fjallar um erlenda einstaklinga sem eiga nafnmyndafærslu í LCNAMES skal tengt við þá færslu í sviði 600 (athugið að þá er notaður síðari vísir 0 og deilisvið 2 er óþarfi).

Þessar leiðbeiningar voru samþykktar af Efnisorðaráði og Skráningarráði í mars 2025.