Skráningarráð tilkynnir með mikilli gleði að Fræðslufundur skrásetjara verður haldinn fimmtudaginn 30. maí kl. 9:00-12:00 í fyrirlestrasalnum á Landsbókasafni. Boðið verður upp á smá hressingu áður en fundurinn byrjar og svo verður 20-30 mínútna kaffihlé líka.

Eftir hádegi verða svo aðalfundur Upplýsingar og notendaráðstefna Aleflis sem haldin verður í Eddu.

Nákvæm dagskrá verður auglýst síðar en endilega takið daginn frá.

Við vonumst auðvitað til að sjá loksins sem flest ykkar á svæðinu, en það verður boðið upp á streymi frá fundinum ásamt því að upptaka af honum verður gerð aðgengileg.

Samkvæmt ákvörðun skráningarráðs á 138. fundi ráðsins hefur verið ákveðið að leggja niður svið 222 í tímaritaskráningu í Gegni.

Svið 222 – lykiltitill hefur verið notað í tímaritafærslum í Gegni, einkum vegna þess að í Aleph birtist sviðið sjálfkrafa við vistun serial færslu sem afrit af 245 sviðinu. Skrásetjari þurfti svo að laga sviðið í samræmi við leiðbeiningar í Handbók skrásetjara. Sviðið verður ekki til með þessum hætti í Ölmu.

Lykiltitill er einstakur titill tímarits, sem er ákvarðaður þegar ISSN númeri er úthlutað. ISSN númerum er útlutað á Landsbókasafni og þá er lykiltitill tímaritsins færður inn í gagnagrunn ISSN. Þegar það er gert er ekki farið yfir lykiltitilinn sem er í færslum í Gegni og því ekkert sem segir til um hvort þeir titilar sem eru nú þegar í sviði 222 stemmi í raun við ISSN skráninguna. Ekki eru uppi áætlanir um að tengja á milli Gegnis og ISSN gagnagrunnsins. Því er ekki hægt að ábyrgjast að þær upplýsingar sem nú eru í sviðinu séu réttar og ekkert er unnið með gögnin úr sviðinu. Þetta er því óþarfa skref í tímaritaskráningu og vinnusparnaður felst í að leggja sviðið niður.

Sviðinu verður ekki eytt úr eldri færslum en héðan í frá þurfa frumskráðar tímaritafærslur ekki að innihalda sviðið.

Nýr sérkafli sem inniheldur leiðbeiningar um skráningu tölvuleikja eru nú kominn í handbókina. Aðrir kaflar hafa verið uppfærðir í samræmi við þessar nýju leiðbeiningar og dæmi færð inn þar sem við á.

Nýtt sameiginlegt færslusnið, *tölvuleikur, hefur einnig verið vistað í lýsigagnaritli Gegnis.
Athugið að færslusniðið inniheldur gildi í sviðum 007, 008, 300 og 338 fyrir tölvudiska. Þeim þarf að breyta við skráningu leikja sem eru vistaðir á tölvukubbum eða á vef.  

Í handbókinni eru nú komnar sérstakar skráningarleiðbeiningar sem eiga við um færslur fyrir svokölluð gagnasett (kit). Gagnasett eru samsettir útgáfupakkar sem innihalda tvo eða fleiri hluti af sitthvorri efnistegundinni og allir teljast jafn mikilvægir hlutar settsins. Algengast er að sjá kennsluefnispakka gefna út sem gagnasett. 

Athugið að samsett útgáfa þar sem einn hluti telst aðalhluti hans en aðrir fylgiefni (t.d. ef límmiðaspjald fylgir bók) eða þar sem allir hlutar settsins eru af sömu efnistegund (t.d. þrír mynddiskar), teljast ekki vera gagnasett.

Sjá nánar um gagnasett

Aðrir kaflar handbókarinnar hafa verið uppfærðir í samræmi og nýtt sameiginlegt færslusnið, *gagnasett, er komið í Gegni

Landskerfi hefur skipað nýtt skráningarráð.

Skráningarráð Gegnis setur reglur um bókfræðilega skráningu í Gegni og hefur umsjón með skráningarréttindum í Gegni. Ráðið skipar vinnuhópa um skráningu eftir því sem þörf krefur. 

Eftirtalin voru skipuð í skráningarráð til eins árs:

María Bjarkadóttir, Tækniskólinn
Sigríður Vilhjálmsdóttir, Háskólinn á Akureyri
Sigurgeir Finnsson: Landsbokasafn Íslands - Háskólabókasafn
Þorsteinn "Doddi" Jónsson, Amtsbókasafnið á Akureyri

Rafrænar möppur (portfolio) eru nauðsynlegar til þess að gera rafrænt aðgengi sýnilegt notendum, bæði í Gegni og á Leitir.is

Til þess að einfalda utanumhald um rafrænar möppur hefur verið tekin ákvörðun um eftirfarandi: 

Vefútgáfa sem er opin öllum og á erindi í alla/marga safnakjarna (t.d. veflægar opnar skýrslur og kennslubækur) fær eina rafræna möppu í landskjarna. Með þessu er tryggt að rafrænt aðgengi að efninu megi gera sýnilegt í öllum safnakjörnum, hvort sem er í Gegni eða á Leitir.is. 

Rafræn mappa í landskjarna verður til þegar:

• Rafrænt viðfang er skráð með hefðbundnum hætti og inniheldur að auki deilisviði 939$$f nzp
• Færslan þarf að innihalda virka vefslóð í sviði 856 40 $$u 
• Sjálfvirk kerfiskeyrsla sér um að búa til rafræna möppu í landskjarna fyrir hverja færslu sem inniheldur þessar merkingar - þetta gerist ekki um leið og færsla er vistuð, heldur í lok hvers dags

Sjá upplýsingar um rafrænar möppur hér og um svið 939 hér 

Athugið að séráskriftir og rafræn útgáfa sem eingöngu er aðgengileg notendum tiltekins safns, fær rafræna möppu í sínum safnakjarna en ekki í landskjarna. Þessar leiðbeiningar eiga því ekki við þegar slíkt efni er skráð/virkjað.  

Leiðbeiningar um greiniskráningu hafa verið fluttar til í Handbók skrásetjara og eru nú að finna undir kaflanum
Skráning - > Skráningarleiðbeiningar -> Greiniskráning

Leiðbeiningarnar hafa verið uppfærðar og aukið við bæði texta og skjámyndir þar sem þörf var á. Í kaflanum eru tenglar á þau sýnidæmi sem voru fyrir í handbókinni.
Sérstaklega má benda á eftirfarandi:
Gerið ekki nýja færslu fyrir grein/bókarkafla sem þegar hefur komið út í öðru tímariti eða á öðru útgáfuformi (t.d. prentuð grein sem þegar hefur verið gefin út rafrænt og skráð þannig). Komi bókarkafli/tímaritsgrein/stakt lag í albúmi út á fleiri en einu útgáfuformi er upprunaleg skráningarfæsla fyrir kafla/grein/lag uppfærð…
https://hask.landsbokasafn.is/index.php?page=greiniskraning

Nú er hægt að sjá ítarlegri upplýsingar úr bókfræðifærslum í leitarniðurstöðum í Ölmu.

Nýju reitirnir eru Umfang (sýnir upplýsingar úr sviði 300) og Birtist í (sýnir upplýsingar úr sviði 773). Eins og þið sjáið er birtingin með aðeins öðrum hætti en á við önnur svið í stuttri færslu. Hér birtist eitt deilisvið og öllum upplýsingum er komið fyrir í því. Athugið að þetta er ekki bein birting á sviðum 300 og 773, heldur hafa upplýsingarnar þaðan verið afritaðar yfir í staðbundin 9XX svið sem hægt er að birta. Sjá betur í HASK
Sú ákvörðun var tekin að hafa aðeins eitt deilisvið í þessum staðbundnu sviðum því birtingin er læsilegri þannig

Þessi svið hafa nú verið keyrð í allar bókfræðifærslur og þau birtast sjálfkrafa við vistun nýrra færslna. Ekki er leyfilegt að fjarlægja þessi svið.

Til þess að sjá þessa reiti í leitarniðurstöðunum hjá ykkur þarf að velja tannhjólið og sérsníða ykkar dálka. Haka þarf í reitina sem þið viljið birta.

Leiðbeiningar fyrir aðgerðina F3 (að sækja nafnmynd eða höfuð) hafa verið uppfærðar í samræmi við nýjustu vendingar í nafnmyndastjórn Gegnis. 

Athugið tvennt sérstaklega:

• Leiðbeiningarnar innihalda tengil á kennslumyndband sem nýtist ykkur vonandi vel. Tengillinn er í textanum hér fyrir neðan og á viðeigandi stöðum í HASK
• Landsbókasafn kallar eftir aðstoð ykkar við að finna tvöfaldar nafnmyndir í kerfinu. Sendið okkur póst á gegnir@landsbokasafn.is ef þið rekist á einstaklinga sem eiga sitthvora nafnmyndina í LCnames OG í höfðalista bókfræðifærslna. Sjá nánar hér fyrir neðan.

Uppfærðar leiðbeiningar um F3: 

Að sækja mannanöfn í nafnmyndaskrá
Nafn einstaklings er slegið inn í deilisvið a og nafnmyndin sótt með því að velja F3. 

F3 opnar nafnmyndaskrá Gegnis (CIL) og býður líka upp á að sækja nafnmynd í Library of Congress (LCNAMES) eða í höfðalista úr bókfræðifærslum:

Sé nafnmyndin til í CIL á alltaf að velja þann möguleika, hvort sem um er að ræða erlent eða íslenskt nafn.
Sé nafnmyndin ekki til í CIL þarf að skoða hina flipana og velja á eftirfarandi hátt: 

Erlend nöfn: Ef um er að ræða erlent nafn, er LCNAMES opnuð og tengt við nafnmyndina þar. Ef sami aðili á aðra nafnmynd (annan streng en þann sem er í LCNAMES) í höfðalistanum á að velja nafnmyndina í LCNAMES. Til dæmis á höfundurinn Ann Cleeves nafnmyndafærslu í LCNAMES án ártals, en í höfðalista er höfuðið Cleeves, Ann, 1954-. Hér á að velja færsluna í LCNAMES.
Sjá myndband með leiðbeiningum

Sendið gjarnan póst á gegnir@landsbokasafn.is og látið vita af einstaklingum sem eiga nafnmynd í LCNAMES og eru einnig til í höfðalista með nafnmynd sem fellur ekki saman við nafnmyndina í LCNAMES. Skrásetjarar Landsbókasafns sjá um að sameina nafnmyndirnar.

Íslensk nöfn: Ef um er að ræða íslenskt nafn sem ekki finnst í CIL, er höfðalisti skoðaður og nafnið valið þar. Ef nafnið er hvorki í CIL né höfðalista er nafnið fært inn í bókfræðifærsluna í samræmi við skráningarreglur (nafn í $$a og ártöl í $$d). Skrásetjarar Landsbókasafns fara yfir nöfn í höfðalistum sem ekki eru tengd við CIL og búa til nafnmyndafærslur.

Ef þið rekist á íslensk nöfn í LCNAMES, sem ekki eru til í CIL, sendið póst á gegnir@landbokasafn.is

Færslunúmer í nýja Gegni (MMSid eða metadata management system id) eru mismunandi eftir safnakjörnum.

Færslunúmer færslunnar í bókfræðigrunni (landskjarna) er númerið sem er vistað í sviði 001 í bókfræðifærslunni ef hún er opnuð í lýsigagnaritli eða ef full færsla er skoðuð.
Það númer endar alltaf á 6886 og er leitarbært í öllum safnakjörnum.

Þegar þið hins vegar skoðið leitarniðurstöður og stuttar færslur, birtir kerfið færslunúmer sem á aðeins við safnakjarnann ykkar, en er ekki leitarbært í öðrum safnakjörnum.

Rétt eins og í landskjarna, enda númer safnakjarnanna alltaf á tilteknu 4 tölustafa númeri:
6887 – Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn
6888 – Listaháskóli Íslands
6889 – Háskólinn í Reykjavík
6890 – Heilbrigðisvísindasöfn
6891 – Háskólar landsbyggðarinnar
6892 – Grunnskólar
6893 – Almenningsbókasöfn
6894 – Stjórnsýslu- og sérfræðisöfn
6895 - Framhaldsskólar

Þegar við þurfum að ræða saman milli safnakjarna, um stakar færslur (t.d. á Vöndu eða öðrum vettvangi) er mikilvægt að nota landskjarnanúmer færslunnar. 

Pólski bókfræðigrunnurinn NUKAT er nú orðinn aðgengilegur skrásetjurum Gegnis fyrir færsluveiðar.
Búið er að stilla kerfið þannig að ýmsar lagfæringar keyrast sjálfkrafa á innfluttar færslur, en skráningarsérfræðingar á Landsbókasafni (Gegnir@landsbokasafn.is) taka gjarnan við ábendingum frá ykkur ef þið verðið vör við kerfisbundnar villur eða frávik í færslum frá NUKAT eða öðrum söfnum sem þið notið við færsluveiðar.

Rétt eins og í gamla Gegni ætlum við að halda okkur við eina bókfræðifærslu fyrir hvert birtingarform.
 
Ef þið rekist á að komnar séu tvær eða fleiri færslur fyrir sama viðfang, viljum við á Landsbókasafni (gegnir@landsbokasafn.is) gjarnan vita af því.

Til að byrja með sjáum um að sameina færslurnar og passa upp á að allar forða- og eintakafærslur tengist einni og sömu bókfræðifærslunni.

Við minnum á að allir sem hafa skráningarheimild í Gegni eiga og verða að vera á póstlistanum Vöndu. Það er sá vettvangur sem notaður er til að koma mikilvægum upplýsingum um skráningu í nýja kerfinu á framfæri. Þangað má einnig beina inn alls kyns spurningum og athugasemdum sem þið kunnið að hafa varðandi skráningu í Ölmu. Vinasamlegast athugið hvort þið eruð ekki örugglega áskrifendur og skoðið stillingar og síur á þeim pósthólfum sem þið notið. Oft vill listapóstur enda í ruslahólfinu eða öðrum hólfum sem flokka burt fjöldapóst. 

Svið 039 virkar ekki sem skyldi í Ölmu.  

Til þess að bregðast við því þurfum við að taka upp nýtt staðbundið marksvið: 939 fyrir Íslenska útgáfuskrá og alla þá kóða sem áttu heima í 039

Vísar, deilisvið og allar leiðbeiningar um notkun haldast óbreyttar að sinni

Leiðbeiningar í Handbók skrásetjara hafa verið uppfærðar og dæmasafni verður bætt við bráðlega.

Sameiginlegu *stjörnumerktu færslusniðin í skráningarviðmótinu hafa einnig verið uppfærð. 

Ef þið hafið vistað eigin færslusnið sem inniheldur svið 039, miðlægt eða í persónulegu möppunum ykkar þarf að uppfæra þau í samræmi við þessar breytingar.

Allar upplýsingar sem nú þegar eru í sviði 039 verða afritaðar yfir í svið 939, þannig að engin gögn tapast við þessar breytingar.

Á næstu dögum má búast við að kerfið gefi villumeldingu ef þið reynið að vista færslur sem inniheldur svið 039

Nú er allt að fara að rúlla af stað í skráningu í nýja Gegni eftir sumarfrí. Landskerfi mun bjóða upp á skráningarstuðning nokkrum sinnum á næstu vikum og skrásetjarar eru hvattir til að sækja þau námskeið til að koma sér af stað í vinnu við skráningu í nýja Gegni.

Við höfum þurft að breyta ýmsu í MARC færslum eftir flutninginn yfir í nýja kerfið, margar þessara breytinga hafa þegar verið tilkynntar bæði á Vöndu og hér í Haskinu. En hér koma tvö atriði til viðbótar sem hafa þarf í huga:
Svið 024: Í Aleph var notaður fyrri vísir 1 fyrir samræmd vörunúmer (strikamerki) en í Ölmu þurfum við að nota fyrri vísi 3.
Svið 856: Ekki er lengur þörf á deilisviði 4. 

Leiðbeiningar í Haskinu og öll sameiginleg færslusnið hafa verið uppfærð miðað við þetta. Endilega nýtið ykkur Haskið við skráningu en hér eru góðar leiðbeiningar og fullt af fróðleik um vinnu í nýja Gegni.

Það er að komast mynd á skráningu í nýja Gegni. Enn eru þó atriði sem eftir á að finna lausnir á og samstilla fyrir safnakjarnnana.
Þeir skrásetjarar sem ekki hafa þegar setið skráningarstuðningsfundi hjá Kristínu Lilju/Landskerfi eru því beðnir að bíða með að nýskrá bókfræðifærslur inn í kerfið. Það verða sett á námskeið um skráningarþáttinn fljótlega eftir sumarleyfi. Þið fáið skilaboð um leið og kennsluáætlun og dagsetningar eru tilbúnar. 

Til upprifjunar fyrir ykkur, sem sátuð skráningarfund og eruð komin í stellingar, er hér upptaka af einum fundinum: https://youtu.be/fQfAr637LlY
Hafið í huga eftirfarandi atriði:

Bætið ekki nýjum bókfræðifærslum í kerfið með því að nota aðgerðina: Viðföng -> Búa til safnskrá -> Bæta við eintaki á áþreifanlegu formi
(Resources -> Create inventory -> Add physical item)
Þessi aðgerð býr til bókfræðifærslu sem ekki er rekjanleg og inniheldur svið sem við notum ekki. Fylgið aðferðinni sem var sýnd á fundunum/upptökunni

Svið 082 í bókfræðifærslu er forsenda þess að það verði til staðsetningarmerki í forðafærslu og á kjalmiða
Það er því mikilvægt að gefa nýrri færslu fyrir áþreifanlegt efni, flokkstölu í svið 082. Það hjálpar þeim söfnum sem ekki geta nýskráð eða unnið með færslur í bókfræðigrunninum en þurfa að bæta við eintökum til útláns í sumar. Það væri vel þegið ef þau ykkar sem alla jafna notið ekki DDC kerfið eða svið 082, mynduð í sumar færa inn flokkstöluna 813 í svið 082 ef þið nýskráið skáldsögur. Þetta endurskoðum við svo, og finnum betri lausn um leið og færi gefst og smærri söfn eru orðin vön að sýsla með forðafærslur

Nýskráðar greinifærslur sjást enn sem komið er, ekki sem hluti af safneign safnakjarna. Þær eru eingöngu finnanlegar í landskjarna. Þetta á við bæði um Ölmu og Primo. Við erum að vinna í lausn á þessu og þegar hún er komin, munu titlar verða leitarbærir í safnakjörnum og tengsl við móðurfærslur greinilegri.

Samhliða opnun nýja Gegnis (Alma) opnar nýr og endurbættur vefur Handbókar skrásetjara Gegnis. Uppbygging vefsins er á þá leið að í valmyndinni hér til hliðar er fyrst kafli sem fjallar um vinnulag í Alma kerfinu, síðan kemur kafli sem snýr almennt að skráningu samkvæmt RDA. Því næst koma kaflar um Marc 21 bókfræði, forða og nafnmyndir þar sem hvert og eitt marksvið á sína síðu með leiðbeiningum. Þessar síður er hægt að opna beint úr lýsigagnaritli Ölmu með því að smella á þrjá punkta aftast í hverju sviði og velja Upplýsingar um svið.

Skráning í Alma kerfið er MARC21 skráning og að mestu leiti eins og í Aleph en þó eru nokkur atriði sem ber að hafa í huga þegar skráð er í nýja bókasafnskerfið:

• Íslensk efnisorð fá nú síðari vísi 7 og deilisvið $$2 cil er bætt aftan við deilisvið $$a. Þetta er gert til þess að efnisorðin tengist í rétta nafnmyndaskrá.

• Form of item, sæti 23 (bækur, tímarit, tónlist, hljóðbækur o.fl.) eða 29 (kort, kvikmyndir) í 008 þarf að vera o fyrir rafrænt efni. Ef þetta sæti er skilið eftir tómt telur Alma að um áþreifanlegt efni sé að ræða

• Mannanöfn eru sótt í nafnmyndaskrá með F3

• Íslensk mannanöfn raðast ekki eftir nafnliðum í deilisvið $$a, $$7 og $$1 heldur eru þau sett í einum streng í deilisvið $$a.

• Staðlaður orðaforði í 33x sviðum, $$e í 1XX, 7XX, er valinn úr felliglugga sem birtist þegar byrjað er að skrifa inn í sviðið. Þessi felligluggi birtist einnig í sviði 264.

• Svið 693 og 690 eru ekki lengur notuð fyrir ósamþykkt efnisorð. Efnisorð sem áður voru í sviðum 693 eða 690 hafa verið færð í svið 650

• Ekki eyða neinum sviðum úr færslum sem eru nú þegar í kerfinu, jafnvel þó þið hafið ekki séð þau áður (á sérstaklega við um svið 035, 591, 995, 996)

• Flýtihnappar eru ekki þeir sömu og í Aleph sem getur valdið ruglingi þegar byrjað er að vinna í Ölmu. 

Hafið í huga að vefurinn er enn í vinnslu. Ef þið rekist á eitthvað sem betur mætti fara eða þarf að bæta við má senda ábendingar á hask@landsbokasafn.is