Nafnmyndaskráning einstaklinga

Í nafnmyndaskrá Gegnis eru fyrst og fremst vistaðar færslur fyrir íslenska einstaklinga. Nafnmyndaskrá LC er í flestum tilvikum notuð fyrir erlenda einstaklinga. Undantekningar frá þessu eru erlendir einstaklingar sem hafa fengið íslenskan ríkisborgararétt, búa og/eða starfa á Íslandi og eiga margar færslur í Gegni. Auk erlendra nafna þar sem íslenskur ritháttur þarf að vera leitarbær.

Íslensk nöfn eru skráð í einum streng í 100 4# $a þar sem fornafn er haft fyrst, svo millinafn sé það til staðar og loks föðurnafn/eftirnafn. Erlend nöfn eru skráð eftirnafn, fornafn í 100 1# $a nema óskað hafi verið eftir því af viðkomandi aðila að nafn þeirra sé sett fram samkvæmt íslenskri nafnahefð.

Til að fá rétt 008 svið er best að byrja að skrá út frá færslusniðinu *mannanafn eða keyra það færslusnið yfir færsluna ef hún er búin til beint úr F3 með því að smella á create authoritiy record (ath. að aðeins er hægt að keyra færslusnið yfir nafnmyndafærslu þegar unnið er í NZ). Svið sem þarf að fylla inn í eru svið 046, 100, 400, 375 og 377 ásamt sviði 670 þar sem skráð er bókfræðifærslan sem unnið er út frá sem heimild. Sé skrásetjari einnig með aðrar upplýsingar við höndina t.d. úr viðtali eða af heimasíðu má bæta við 670 sviði. Þetta getur hjálpað við að auðkenna réttan aðila við skráningu, sérstaklega þegar einstaklingar bera algeng nöfn.

Þegar nafnmyndin er skráð er gott að leita að viðkomandi í Þjóðskrá og passa upp á að nafn og fæðingardagur séu rétt og um réttan einstakling sé að ræða. Sé nafnið sem stendur á viðfanginu ekki það sama og skráð er í Þjóðskrá (t.d. millinafni sleppt) er best að hafa valmyndina eins og á viðfangi því það er líklegast að það sé nafnið sem viðkomandi vilji vera þekktur undir. Fullt nafn eins og skráð er í Þjóðskrá er þá sett sem frávísun í svið 400. Ef aðgreina þarf alnafna sem fæddir eru sama ár er það gert með starfsheiti í $c.

Dæmi:
100 4# $$a Jón Karl Helgason $$d 1955- $$c (kvikmyndagerðarmaður)
100 4# $$a Jón Karl Helgason $$d 1955- $$c (bókmenntafræðingur)

Fyrir öll nöfn sem fylgja íslenskri nafnahefð þarf að keyra process til að búa til viðsnúið 400 svið og 995 svið þar sem nafnliðir eru aðgreindir í deilisvið $a, $7 og $1. Til þess að processinn virki þarf að vera fyrri vísir 4 í 100 sviði nafnmyndafærslunnar. Til að keyra processinn er farið í Editing actions – Enhance the record (crtl+alt+E/W) og þar er valinn processinn Icelandic personal names – authorites. Að auki þarf að búa til 400 svið þar sem millinafni er sleppt sé það til staðar. Þetta er gert til að hægt sé að finna einstaklinga í flettileit jafnvel þó millinafn þeirra sé ekki þekkt. Í sumum tilfellum kemur samsvörun á þetta svið og þá þarf að sleppa því eða aðgreina með t.d. starfsheiti.